湖南省中小学生学籍管理办法
 
 湖南省教育厅文件
 
湘教发〔2015〕8号

关于印发《湖南省中小学生学籍管理办法》的通知
 
各市州教育局：
 
为规范我省中小学生学籍管理，提高新形势下基础教育科学管理水平，保障适龄儿童、少年受教育的权利，根据有关法律法规和教育部《中小学生学籍管理办法》(教基一〔2013〕7号)等规定，结合我省实际，我厅研究制定了《湖南省中小学生学籍管理办法》。现予印发，并就有关事项通知如下：
 
1.各地教育行政部门要适时开展学籍管理员培训工作，各级教育行政部门和中小学校的学籍管理员均要参加培训并实行考核上岗。学校要对所有教师开展培训，家长学校要组织开展学籍政策专题宣讲。
 
2.中小学生学籍管理使用信息管理平台进行。管理事项凡涉及国家平台操作的，在国家平台操作；凡涉及省级平台操作的，在省级平台操作。省级平台开发使用之前，在现有管理平台操作。
 
3.各地要运用多种形式，广泛宣传中小学生学籍管理的有关政策，使学生家长和社会公众了解中小学生学籍有关政策规定和办理程序。
 
执行中的有关问题和建议请向我厅基础教育处反馈。
 
 
 
湖南省教育厅
 
2015年3月3日
 

湖南省中小学生学籍管理办法
 
 
 
第一章　总则
 
 
 
第一条　为规范中小学生学籍管理，提高新形势下基础教育科学管理水平，保障适龄儿童、少年受教育的权利，根据有关法律法规和教育部《中小学生学籍管理办法》(教基一〔2013〕7号)等规定，结合我省实际，制订本办法。
 
第二条　本办法适用于我省所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、基础教育特殊教育学校、工读学校(以下简称“学校”)和在这些学校就读的学生(以下简称“学生”)。
 
 
 
第二章  学籍建立
 
 
 
第三条　入学注册
 
(一)学生须在规定时间内到就读学校办理入学注册手续。
 
学校通过中小学生学籍信息管理系统(以下简称“管理系统”)将学生学籍信息上报学籍主管教育行政部门，经其审核通过后，管理系统以学生居民身份证号为基础自动为学生生成学籍号。学籍号实行一人一号，终身不变。
 
学生注册后，学校及学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内通过管理系统及时核准学生学籍信息。
 
本办法所称注册是指学生在学校注册表登录姓名，取得或核实学籍号。
 
(二)学生因特殊情况不能按期注册，其父母或者其他法定监护人应当持有关证明，在规定入学时间内到学校办理延期入学注册手续，延期时间不超过2周。
 
(三)义务教育阶段学生因故不能按期到就读学校办理入学注册又未办理延期入学注册手续的，由学校督促其入学；督促无效的，学校应报告学生户籍所在地或居住地的街道办事处或乡镇人民政府，由其责令学生父母或其他法定监护人送学生入学。
 
(四)普通高中学生未按期到就读学校办理入学注册又未办理延期入学手续的，除不可抗力等正当事由外，视为自动放弃入学资格。
 
(五)学校新生入学编班或其他情况需要重新编班的，应根据招生录取名册或学生注册花名册进行随机编班。
 
(六)凡年满六周岁(年龄截止日期原则上以当年8月31日为准，县级教育行政部门也可根据学位情况适当延迟至当年12月31日前)儿童依法注册入学。
 
第四条　学籍档案建立
 
(一)学生应分别在小学、初中、高中入学时填写由教育部统一制定的学生基本信息表。学校应在学生入学之日起1个月内完成学生基本信息采集工作。
 
(二)学生基本信息采集录入流程：
 
1.学校印发《湖南省中小学生基本信息表》(附件1)。
 
2.学生、父母或者其他法定监护人填写《湖南省中小学生基本信息表》，签字确认后交回学校。
 
3.学校负责将《湖南省中小学生基本信息表》录入管理系统。
 
4.学校将《湖南省中小学生基本信息表》打印下发给学生及其父母或者其他法定监护人再次签字确认，经班主任、教务处、学校校长分别核准后存档。
 
(三)各中小学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案，并逐步完善。学生个人学籍档案内容包括：
 
1.学生基本信息表及信息变动情况的证明材料;
 
2.学籍变动情况登记表及有关证明材料；
 
3.综合素质发展信息(学业考试及考查成绩、素质评价信息、奖惩信息，详见附件2、3)；
 
4.体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息表等；
 
5.享受资助信息；
 
6.教育行政部门规定的其他信息和材料。
 
(四)学生个人学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入管理系统管理，纸质档案由学校负责管理。
 
(五)学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管教育行政部门和学校应利用管理系统进行查重。学生及其父母或其他法定监护人应及时提供学生真实信息，配合学校建立学生学籍。
 
第五条　学生个人学籍档案由学生就读学校建立并实行“籍随人走”(特殊教育学校、工读学校和普通学校接收特殊教育学校学生随班就读、接收工读学校学生就读除外)。残疾程度较重、无法进入学校学习的学生，由承担送教服务的学校为其建立学籍。
 
第六条　进城务工人员随迁子女进入义务教育阶段学校，按照“以流入地为主，以公办学校为主”的原则，其父母或其他法定监护人可按照流入地学籍管理具体办法和工作流程，向流入地学籍主管教育行政部门提出申请，到所安排的学校就读，学校应按照与当地常住户籍人口子女同等待遇建立学籍。
 
第七条　学生父母或其他法定监护人提出修改学生基本信息的，凭《居民户口簿》或其他有效证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他有效证明文件复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管教育行政部门核准。
 
 
 
第三章学籍变动
 
 
 
第八条　升学
 
(一)本条所指“升学”是指小学升入初中、初中升入普通高中。
 
(二)符合国家和省级教育行政部门招生规定的学生，其学籍转接按以下程序办理：
 
1.毕业学校按规定通过管理系统对学生进行毕业操作；初中毕业的还应报学校主管教育行政部门核办。
 
2.招生学校将正式招收学生名单通过管理系统报其学籍主管教育行政部门核办后，接转学生个人学籍档案。
 
3.招生学校应当以收到的学籍档案(含电子档案和纸质档案)为基础为学生接续档案，毕业学校应保留电子档案备份，同时保留第四条第三款1－4项的纸质档案复印件。
 
(三)办理升学学生学籍转接，相关学校及其学籍主管教育行政部门应当在每年9月1日前完成核办。凡不能在规定时间内按时办结的，学籍主管教育行政部门和学校要向学生父母或其他法定监护人、上一级学籍主管教育行政部门说明理由。若既未在规定时间内办结，又未说明理由的，上级教育行政部门应进行通报督办。
 
第九条　转学
 
(一)学生符合下列条件之一，可申请转学：
 
1.学生户籍随父母或其他法定监护人户籍迁移，新户籍所在地义务教育阶段学生不在原就读学校服务范围、普通高中学生不在原就读学校服务区域(即招生区域)的；
 
2.学生随父母或其他法定监护人实际居住地变更，变更后的居住地义务教育阶段学生不在原就读学校服务范围、普通高中学生不在原就读学校服务区域(即招生区域)的；
 
3.到工读学校就读等其他特殊原因确需转学的。
 
（二）转学规定。
 
1.转入学校如果学位已满，义务教育阶段由主管教育行政部门按相对就近入学原则合理安排，并责成接收学校按有关规定办理；普通高中按省级示范性高中转省级示范性高中或非省级示范性普通高中、非省级示范性高中互转、非省级示范性高中不能转省级示范性高中的原则合理安排。普通高中与其它类型学校转学按照升学当年招生录取线相当的原则进行。
 
2.学校不得接收未按规定办理转学手续的学生入学就读，不得强制学生转学；学生转学不得变更就读年级；原则上学生在各学段起始年级第一个学期、毕业年级最后一个学期、学期中途不得转学。
 
（三）转学申请及办理流程。
 
1.学生父母或其他法定监护人向转入学校或转入地教育行政部门提出申请，填写《湖南省中小学生转学申请表》(附件4)，并提供转学相关证明材料。
 
(1)收到申请的转入学校依据规定和学校学位等情况审核，同意接收的，转入学校通过管理系统上传学校盖章后的转学申请表及证明材料电子影像件，报其学籍主管教育行政部门核办；不同意的要说明理由，无正当理由不得拒收。
 
(2)收到申请的转入地教育行政部门依据规定和学校学位等情况核办，同意接收的要确定转入学校并将有关材料转至转入学校；不同意的应说明理由，无正当理由不得拒收。
 
2.转入学校学籍主管教育行政部门核办完成后，将学生名单发送至转出学校核办。
 
3.转出学校同意后，报其学籍主管教育行政部门核办；不同意的应说明理由，无正当理由不得拒绝。
 
4.转入学校获得其他三方同意信息后，通知学生报到入学，并通过管理系统调取学生学籍电子档案(管理系统同时通知转出学校)。
 
所有转学流程均通过管理系统完成核办。转入、转出学校和双方学校学籍主管教育行政部门自接到学生转学申请之日起应分别在10个工作日内完成核办。
 
(四)学生转学后，转入学校应当以收到的学籍档案(含电子档案和纸质档案)为基础为学生接续档案；转出学校应保留电子档案备份。转出学校按照与家长商定的方式，将学生的纸质学籍档案转出，保留纸质档案复印件，并通知转入学校。
 
(五)其他特殊情况转学，不受前款转学条件和学籍转接限制。
 
1.特殊教育学校学生到普通学校随班就读，或普通学校随班就读学生到特殊教育学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。
 
2.由普通学校到工读学校或者由工读学校到普通学校就读的学生，其学籍是否转入转出，由学校与学生父母或其他法定监护人商定。
 
3.学生到境外就读的，应当凭有效证件到现就读学校办理相关手续，并经学籍主管部门核准。回到境内后仍接受基础教育的，应接续原有学籍档案，学校根据实际情况与学生父母或其他法定监护人商定其就读年级。
 
第十条　休学、复学
 
(一)休学
 
1.学生有下列情况之一，可以申请休学：
 
(1)因病停课治疗时间占一学期总学时三分之一以上的；
 
(2)因事一学期内连续请假时间超过学期总学时三分之一以上的；
 
(3)应征入伍的。
 
2.申请休学办理流程：
 
(1)学生父母或其他法定监护人申请，填写《湖南省中小学生休学申请表》(附件5)，因病假办理休学手续，需提供二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院诊断证明(含检验检查报告单)；因事假办理休学手续，需提供社区居委会、村委会或其他相关证明材料；应征入伍的凭县级人民武装部入伍通知书办理。
 
(2)学校核准签章，上传签章后的休学申请表及证明材料电子影像件，报学校学籍主管教育行政部门。
 
(3)学校学籍主管教育行政部门通过管理系统登记。
 
学校及其学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内完成核办。
 
3.对疑似患有严重精神疾病或传染性疾病的学生，学校应建议其父母或其他法定监护人送其到二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院诊断。诊断结果建议休学治疗的，学生父母或其他法定监护人应为其提出休学申请，学校应劝其休学。学生父母或其他法定监护人不对其进行诊断或应休学治疗而不休学治疗的，学校应当将相关情况通报相关单位或部门，由相关单位或部门依法处理。
 
4.因病因事休学期满仍不能复学的，需办理休学延期手续，办理程序与办理休学相同。
 
5.学生休学每次原则上应休满一学年，特殊情况需提前复学的，休学不得少于一个学期。休学原则上每学段不超过两次，义务教育阶段学生因特殊原因可适当增加休学次数，直至年满16周岁止(特殊教育学校学生除外)。应征入伍的休学年限以服役期为准。
 
6.学生休学期间保留学籍。
 
(二)复学
 
1.学生有下列情况之一，可以申请复学：
 
(1)因病休学病愈的；
 
(2)因事休学期满的；
 
(3)因服役休学期满的。
 
2.申请复学办理流程：
 
(1)学生休学期满或休学期间要求提前复学的，学生父母或其他法定监护人应为其提出复学申请，填写《湖南省中小学生复学申请表》(附件6)。因病休学的，申请复学时需提供二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院病愈诊断证明(含检验检查报告单)；因事休学申请复学需提供社区居委会、村委会或其他相关证明材料；因服役休学，期满后提供退伍证明，可在退伍后秋季或春季学期申请复学。
 
(2)学校核准签章，上传签章后的复学申请表及证明材料电子影像件，报学校学籍主管教育行政部门。
 
(3)学校学籍主管教育行政部门核准同意后，即可复学。
 
学校及其学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内完成核办。
 
3.义务教育阶段学生休学期满，未再次办理休学申请，又不复学的，由学校及时督促学生复学，督促无效的由学校报告当地街道办事处或乡镇人民政府责令其父母或其他法定监护人送学生复学。
 
4.学生复学时原则上安排到其下一级(“级”是指学段初始入学年份，如2014年秋季开学入学的小学一年级为2014级小学生)就读(两次及两次以上休学的学生复学时依此类推)；提前复学的学生，安排在本级或下一级就读，由学生父母或其他法定监护人与学校共同商定。
 
第十一条　退学、辍学
 
(一)退学
 
1.义务教育阶段学生不得退学。
 
2.普通高中学生有下列情形之一的，可申请退学：
 
(1)因患不能治愈的重症或患严重的精神疾病、传染性疾病已休学两年，仍不能坚持或不宜继续在校学习的(须附二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院证明，含检验检查报告单)；
 
(2)在学习期间因意外伤害性事故导致严重的智力障碍或生活不能自理的(须有二甲及以上或县级及以上卫生行政部门直属医院证明)；
 
(3)其他原因申请退学的。
 
3.普通高中学生申请退学办理流程：
 
(1)学生父母或其他法定监护人向学校提出学生退学申请，填写《湖南省普通高中学生退学申请表》(附件7)，并提供相关证明材料；
 
(2)学校核准签章，上传学校签章后的退学申请表及证明材料电子影像件，报学校学籍主管教育行政部门；
 
(3)学校学籍主管教育行政部门核办。
 
学校及其学籍主管教育行政部门应分别在10个工作日内完成核办。
 
4.普通高中学生退学后，需要再读普通高中的，应按再读当年当地普通高中阶段招生政策重新录取，重新取得学籍。
 
(二)辍学
 
1.义务教育阶段学生有下列情形之一，视为辍学：
 
(1)已到法定入学年龄但未入学，又未办理延期入学手续的；
 
(2)学生休学期满，未再次办理休学手续，又未复学的；
 
(3)未经请假批准无故旷课，或未办理转学、休学手续，连续一周以上未到校上课的。
 
2.义务教育阶段辍学学生，按以下办法处理：
 
(1)学校应依法督促学生父母或其他法定监护人送适龄儿童少年接受义务教育；
 
(2)学校劝学无果的，应及时书面报告当地街道办事处或乡镇人民政府，依法督促其入学；
 
(3)劝学无效的，学校应填写《湖南省中小学生辍学情况登记表》(附件8)和《湖南省外来人员子女义务教育学生辍学情况登记表》(附件9)，报当地街道办事处或乡镇人民政府以及学校学籍主管教育行政部门，责令其父母或其他法定监护人改正。辍学学生户籍不在学校服务区域内的，就读学校的学籍主管教育行政部门应于每学期末将辍学学生学籍档案转交学生户籍所在地学籍主管教育行政部门。
 
3.学校在义务教育年限内为辍学学生保留学籍，并利用管理系统进行管理。
 
4.普通高中有下列情形之一，视为辍学：
 
(1)未办理退学、转学、休学和请假手续，一个学期连续150课时或累计200课时未到校上课的(课时量计算以课程计划为准)；
 
(2)休学期满未重新办理休学手续，逾期1个月未到校上课的。
 
普通高中学校每学期开学后应填写《湖南省中小学生辍学情况登记表》，报学籍主管教育行政部门核准后取消辍学学生学籍。
 
5.普通高中辍学学生，需要再就读普通高中的，应按再读当年当地高中阶段招生政策重新录取，重新取得学籍。