江门市人力资源和社会保障局网上用工备案操作流程

一、 操作流程
（一） 、注册账号
用人单位登录江门市人力资源和社会保障网上服务平台（http://rsfw.jiangmen.gov.cn），点击“注册”按钮。如图（1）
 
图（1）
同意条款后进入注册界面，如图（2）
 
图（2）
若填写的单位基本信息跟人社信息数据库的资料对不上，则提示，如图（3）
图（3）
出现以上情况的，请先认真核对所填资料是否正确（是否有错别字、是否有多余空格等），在确认所填资料无误但还是出现验证失败的情况下，可以将单位的工商执照或组织机构代码证传真到3873737并附上联系人、联系方式。
（二） 、登录平台
注册成功后，返回到登录界面，填写账号密码后点击“登录”按钮。
 
图（4）
（三） 、录入员工基本信息及合同信息
 
图（5）
进入“用工管理”页面后，需要进行劳动合同备案的，先录入员工的信息，如图（5）。录入员工信息有两种方式：页面添加，EXCEL表导入，下面已“新签”一名员工为例子进行操作。
1、 页面添加方式
点击“增加”按钮，在“员工信息”页面填写信息（红色星号为必填项），保存后，提示进入到合同管理页面补全资料，如图（6）
 
图（6）
补全合同信息后，点击“保存并提交备案”或者“保存”。如图（7）
 
图（7）
点击“保存并提交备案”即可以直接提交备案，如果点“保存”则先保存合同信息，之后可以在“合同管理”页面查看到员工的合同信息，点击“备案”，即可以提交备案，如图（8）。
 
图（8）
2、 EXCEL表导入方式
点击“用工管理”页面的“导入”按钮，如图（9）
 
图（9）
进入到导入界面，点击“用人单位导入员工模板”，下载EXCEL模板，如图（10）
 
图（10）
将EXCEL模板“emploee_template.xls”下载保存之后，打开EXCEL模板，如图（11）
 
图（11）
根据模板要求填写完资料后，点击“浏览”按钮，选择保存好的“emploee_template.xls”文件，如图（12）
 
图（12）
选择文件后点击“导入数据”，系统会提示导入数据的情况，如图（13）
 
图（13）
导入数据成功后，进入“合同管理”页面，就可以看到导入的数据，点击备案完成操作，如图（13）
 
图（13）
（四）、提交备案
用人单位在“合同管理”页面可以通过“备案”（备案单条记录）、“备案已选”（备案多选框选择的记录）、“备案全部”（备案全部未备案的记录）按钮进行提交备案。提交备案时，系统会对备案信息进行校验，通过的提示备案成功，不通过的会提示相关信息，如图（14）
 
图（14）
用人单位可以点击“马上修改”，对数据进行修改，修改完成在“保存并提交备案”。
常见错误提示如下：
1、***的人员姓名与个人基本信息中的记录不相符。
处理办法：提交备案的身份证号码对应的姓名与人社系统的人员信息库不一致，请核对员工姓名身份证是否有误，确认录入资料无误后，可以联系辖区人社所对人社系统的信息库进行修改。
2、合同状态为“**”的合同只能继续登记“**”、“**”、 “**”、“**”合同，如图（15）
 
图（15）
处理办法：进入到该员工的合同管理页面，查看“最近一次备案合同信息”，根据最近一次备案合同信息对本次备案合同的信息就行修改。例如，图（16）显示员工张艳芳最近一次备案合同信息为“新签”，那接下来备案只能是“续签”、“解除”、“终止”，不能继续新签。合同状态的变化的规则如下：
a)新签：合同状态为“新签”的合同只能继续登记“续签”、“终止”、 “变更”、“解除”合同
b)续签：合同状态为“续签”的合同只能继续登记“续签”、“终止”、“变更”、“解除”合同
c)终止：合同状态为“终止”、 “解除”的合同只能继续登记“新签”合同。
d)变更：合同状态为“变更”的合同只能继续登记“续签”、“终止”、 “变更”、“解除”合同。
 
图（16）
3、“进行续签操作时，新合同始期不能早于旧合同终期”，或者提示“续签时合同始期应与原合同终期连续”如图（17）
 
图（17）
处理办法：如果为“续签”合同，本次续签的合同始期，应该接住上一次的合同终期，例如图（17）中员工张艳芳上次备案的合同终期是2015-01-01，续期的合同始期应该为2015-01-02。

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